Važno je pridržavati se sljedećih uputa za popunjavanje tablica za natjecanje i smotre:
Škole moraju u priložene .xls tablice upisati sve podatke o učeniku/ci koji/a sudjeluje na natjecanju/ smotri. Podatke o učeniku/ci potrebno je upisati u .xls tablicu počevši od najniže razine.
Ispunjena tablica za određeno natjecanje/ smotru prosljeđuje se organizatoru više razine natjecanja/smotre nakon održanog natjecanja/ smotre (primjerice, nakon održane školske razine tablice se šalju organizatoru – školi domaćinu županijske razine). Agenciji za odgoj i obrazovanje, odnosno tajniku državne razine natjecanja/ smotre, šalju se tablice nakon održane županijske razine natjecanja/ smotre s popisom učenika koji se predlažu za državnu razinu natjecanja/smotre.
Tablica je jedinstvena za sva natjecanja i smotre, osim za smotru LiDraNo. U zaglavlje tablice potrebno je upisati naziv natjecanja, odnosno smotre. Popunjavaju se polja koja su relevantna za pojedino natjecanje/ smotru. Polja u koja se obavezno moraju unijeti podaci su: OIB, ime, prezime, školska godina, broj kategorije, razred, ime i prezime mentora, šifra škole, grad, broj županije i županija.
Postoji i rubrika „Ostalo“ u slučaju da nedostaje neki podatak za određeno natjecanje/ smotru.
Za smotru LiDraNo priložena popunjena tablica ujedno je i prijavnica.
Od školske godine 2014/2015., objavljene tablice za prijavljivanje i evidentiranje postignuća učenica i učenika na natjecanjima u organizaciji Agencije za odgoj i obrazovanje formatirane su i definirane da bi bile kompatibilne sustavima NISpuSŠ i NISpVU (nacionalni informacijski sustavi za prijavu i upis učenika u srednje škole i na visoka učilišta).
Uz tablice su priložena i dva šifrarnika: šifrarnik škola i šifrarnik kategorija.
Šifrarnik škola je važan budući da se u tablice ne upisuje naziv škole već samo šifra škole (da bi se izbjeglo različito upisivanje naziva škole što bi rezultiralo neprepoznavanjem unesenog postignuća). Prilikom unosa šifre škole automatski će se u stupcu X, odnosno u stupcu W za LiDraNo, pokazati naziv škole koji odgovara unesenoj šifri. Stupac X, odnosno stupac W za LiDraNo ne unose se u gore navedene informacijske sustave i ne funkcioniraju bez unesene šifre škole.
Izuzetno je važno navesti točnu šifru škole koja se nalazi u stupcu A šifrarnika škola. To nije šifra Ministarstva znanosti i obrazovanja nego interna šifra Agencije za odgoj i obrazovanje za potrebe provedbe natjecanja i smotri.
Budući da je popis škola preuzet iz e-Matice, postoji mogućnost da neki nazivi škola nisu jedinstveni (npr. OŠ Tin Ujević, OŠ Tina Ujevića).
Ako je škola novoosnovana i još nema šifru Ministarstva znanosti i obrazovanja, mora se obratiti MZO-u koji će joj dodijeliti službenu oznaku. O tome treba obavijestiti kolegu Mirka Stanića iz Agencije za znanost i visoko obrazovanje na adresu e-pošte mirko.stanic@azvo.hr koji će školu unijeti u šifrarnik škola AZOO-a. Ako škola ima šifru MZO-a, a nije upisana u šifrarnik škola AZOO-a, također se treba obratiti kolegi Staniću, koji jedini ima administrativne ovlasti mijenjati podatke u šifrarniku škola i šifrarniku kategorija.
Zbog stalnog uvrštavanja novoosnovanih škola u šifrarnik škola, savjetujemo da s internetskih stranica Agencije za odgoj i obrazovanje uvijek preuzmete zadnji objavljeni šifrarnik škola i pripadajuće tablice za unos podataka.
Uz tablicu je također priložen i šifrarnik kategorija u kojem se nalaze brojevi, odnosno šifre, pojedinih kategorija natjecanja/ smotri.
S obzirom na to da hoteli za smještaj učenika tijekom održavanja državnih natjecanja ili smotri zahtijevaju dostavu datuma i mjesta rođenja učenika, u .xls tablici dodane su dvije rubrike (stupci Y i Z, za LiDraNo X i Y) u koje se mogu upisivati traženi podaci a koji se neće unositi u bazu podataka.
Važno: Svi podaci u tablicama moraju biti uneseni kako to format zahtijeva i svako odstupanje od zadanog će prouzročiti nemogućnost upisa rezultata u navedene sustave NISpuSŠ i NISpVU, odnosno bit će iskazan kao pogreška u sustavu.
Tablica (XLS: 373 kb)
LiDraNo tablica (XLS: 357 kb)
Šifrarnik kategorija (XLS: 72 kb)
Šifrarnik škola (XLS: 250 kb)